MAKALAH Pramuka “Administrasi Kepramukaan”

MAKALAH  Pramuka  “Administrasi Kepramukaan”

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Administrasi satuan merupakan bagian dari sistem adminstrasi digugus depan yang diatur dengan PP Kwarnas no: 041 tahun 1995. Tujuan administrasi satuan yakni membekali para anggota pramuka sebagai upaya memberikan pendidikan dalam mengelolah administrasi. Kepemimpinan, tanggungjawab, dan kreatifitas manusia. Karena administrasi satuan mengandung tujuan pendidikan maka  berikan kesempatan pada setiap kesatuan gugus depan untuk mengembangkan administrasi sesuai dengan tujuan administrasi satuan itu sendiri, tanpa meninggalkan pedoman/pokok-pokok ketentuan (subtansi) penyelenggarakan administrasi.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud program kerja gudep?

2.      Apa sajakah jenis-jenis buku dalam administrasi gudep?

3.      Bagaimana cara penomoran surat menyurat dalam administrsi kepramukaa?

C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui dan memahami apa itu program kerja gudep

2.      Untuk mengetahui dan memahami jenis-jenis buku administrasi kepramukaan

3.      Untk mengetahui dan memahami bagaimana penomoran surat pada administrasi kepramukaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Progam Kerja Gugus Depan

Program kerja disebut juga dengan agenda kegiatan yang merupakan sebuah rencana untuk jangka waktu tertentu dan telah disepakati oleh seluruh pengurus organisasi. Gugus depan yaitu, suatu kesatuan organik dalam gerakan pramuka sebagi pesarta didik dan pembina pramuka, serta berfungsi sebagai pangkalan keanggotaan peserta didik. Jadi program kerja gugus depan adalah suatu rencana kegiatan  yang berbasis pramuka yang telah disepakati oleh seluruh pengurus organisasi.

1.      Program kerja tahunan

Merupakan rencana kegiatan yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan selama satu tahun. Prota ini di jabarkan menjadi 3 tahapan yang masing-masing berlaku selama 4 bulan (caturwulan) pelaksanaannya dapat dilakukan menurut skala  prioritas, mana yang perlu di dahulukan sesui dengan kondisi peserta didik dan lingkungannya. Contoh:

NO	Kegiatan	Bulan				Ket
		1	2	3	4
1.	Penyusunan program kerja	ü				-
2.	Penerima tamu ambalan		ü			-

2.      Program kerja mingguan

Memuat runtutan kegiatan yang akan di laksanakan pada waktu latiha rutin. contohnya:

Program kegiatan mingguan

Hari, tanggal:

Tempat           :

No	Kegiatan	Acara pengganti	keterangan

B.     Pembukuan

Adapun jenis buku administrasi dalam gugus depan yakni sebagai berikut:

1.      Buku pegangan pengurus

Berisi tentang semua hal yang perlu diketahui oleh pengurus dewan ambalan, khususnya yang menjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendahara dan ketua bidang-bidang ). Termasuk di dalamnya, tata laksana/ AD-ART, job description atau pembagian tugas, time shecedule program kerja dan petunjuk pengolahan kesekretarian

2.      Buku induk anggota

Berisi data peribadi semua anggota seperti, curuculum vitae/ data diri, penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU (syarat kecakapan umum) dan SKG (syarat kecakapan pramuka garuda), dll.

3.      Buku catatan harian/ log book

Berisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan. Lebih baik jika dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. Dari buku ini tercatat kronologis semua kegiatan baik kecil maupun besar yang telah dilaksanakan  oleh ambalan.

4.      Buku risalah rapat/ pertemuan/ notula

Berisi data dan hasil setiap rapat yang diadakan baik oleh pengurus harian, rapat bidang atau rapat pleno yang di ikuti oleh seluruh anggota ambalan. Meskipun ada banyak bidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu.

5.      Buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi

Untuk mencatat surat yang masukserta yang keluar. Buku elspedisi adalah catatan ketika ambalan menugaskan pengurusnya untuk mengirim surat keluar.

6.      Buku inventaris dan peminjaman barang

Inventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimal setiap bulan dn hasilnya di catat dalam buku ini. Peminjamna barang inventaris sebaiknya disediakan memo khusus yang harus disetujui oleh pihak yang berwenang misalnya, kerani atau staff kesekretariatan bagian invetaris.

7.      Buku catatan keuangan

Cataan keuangan yang dikelolah oleh juru uang (bendahara) dan setiap bulan dilaporkan secara terbuka dalam rapat pengurus harian.

8.      Buku tamu

Untuk mencatat setiap ada penggunjung bukan anggota ambalan/ racana yang memiliki keperluan tertentu. Misalnya memsukan surat edaran, meminjam alat, study banding atau keperluan lainnya.

C.    Surat menyurat keluar/masuk

Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pembritahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.  Sedangkan Surat  menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tetulis maupun lisan yang timbul dari adanya catatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan/ kekurangan atau perubahan.

            Surat menyurat dibagi 2 yaitu surat keluar dan surat masuk:

a.       Suat keluar

Ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/ pihak lain yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui kepala sekretariat/sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

b.      Surat masuk

Ialah semua tulisan-tulisan  atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.

 Adapun cara penomoran surat (surat keluar/masuk) disusun sebagai berikut:

a)      Nomor urut surat keluar

b)      Kode kwartil

c)      Kode bidang/ gugus depan

Contoh:234 /03.953-C

Nomor urut surat keluar: 234

Kode kwartil: 03.953

Kode bidang: C

Keterangan: surat tersebut dikeluarkan oleh kwartil cabang oleh kwartir cabang; pada point (b) 11 adalah kode nomor kwarda jateng dan 33 kode kwacab kot semarang. Apabila surat tersebut dikeluarkan oleh kuartir rating makapenulisan nomor surat menjadi: 113301 (01 adalah nomor kwartir rating gayamsari).

d)     Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan. Susunan surat dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

1.      Kepala surat yang terdiri dari:

a.       Nama organisasi/ kesatuan

b.      Tempat, tanggal, bulan dan tahun

c.       Nomor

d.      Klasifikasi

e.       Lampiran

f.       Prihal

g.      Alamat

h.      U.p (untuk perhatian) aoabila perlu

2.      Isi surat terdiri dari

a.       Pendahuluan

b.      Uraian/maksud

c.       Kalimat penutup

3.      Penutup surat, terdiri dari:

a.       Nama jabatan

b.      Tanda tangan

c.       Nama pejabat

d.      Cap/stempel

e.       tembusan

BAB III

PENUTUP

A.    kesimpulan

program kerja gugus depan adalah suatu rencana kegiatan  yang berbasis pramuka yang telah disepakati oleh seluruh pengurus organisasi.

Dalam administrasi kepramukaan jenis-jenis pembukuan seperti, buku pegangan pengurus,buku induk anggota, buku catatan harian/ log book, buku risalah rapat/ pertemuan/ notula, buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi, buku inventaris dan peminjaman barang, buku catatan keuangan, dan buku tamu.

Adapun cara penomoran surat (surat keluar/masuk) disusun sebagai berikut:

a)      Nomor urut surat keluar

b)      Kode kwartil

c)      Kode bidang/ gugus depan

Contoh:234 /1133-C

Nomor urut surat keluar: 234

Kode kwartil: 1133

Kode bidang: C

Keterangan: surat tersebut dikeluarkan oleh kwartil cabang oleh kwartir cabang; pada point (b) 11 adalah kode nomor kwarda jateng dan 33 kode kwacab kot semarang. Apabila surat tersebut dikeluarkan oleh kuartir rating makapenulisan nomor surat menjadi: 113301 (01 adalah nomor kwartir rating gayamsari).

d)     Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan

B.     Saran

Dengan mempelajari tentang administrasi kepramukaan maka diharapkan kita bisa mengetahui, memahami apa itu administrasi kepramukaan, manfaat dari administrasi pramuka, kemudian pembukuannya, dan cara penomoran dalam surat menyurat.untuk mengetahui lebih lanjut tentang materi ini anda dapat membaca atau mengunjungi situs-situs website tentang administrasi kepramukaan.

DAFTAR PUSTAKA

Cikal, D. 2012. Andministrasi gugus depan. Diakses dari http://dotercikal.blogspot.com/2012/01/aministrasi-gugus-depan.html?m=1. (pada tanggal 22 september 2018).

Wahyudin, K. 2014. Administrasi gugus depan. Diakses dari http://www.scibd.com/document/244128545/ADMINISTRASI-GUGUS-DEPAN-ppsx. (pada tanggal 22 september 2018).

Daengmalolo. 2013. Administrasi ramuka. Diakses dari http://www.scribd.com/doc/129246049/Administrasu-Pramuka. (pada tanggl 22 september 2018.)