MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN FUNGSI UTAMA PENGENDALIAN PERSEDIAAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan fisik banyak perusahaan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam pos aktiva lancer. Bila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai “opportunity cost” yang lebih besar. Demikian pula, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya – biaya terjadinya kekurangan bahan.

Persediaan adalah segala sesuatu/sumber-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan  dari sekumpulan produk phisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi ( Handoko, 1997: hal 333)

Persediaan merupakan salah satu yste yang paling mahal di banyak perusahaan, mencerminkan sebanyak 40% dari total modal yang diinvestasikan. Manajer operasi diseluruh dunia telah lama menyadari bahwa manajemen persediaan yang baik itu sangatlah penting. Di satu pihak, suatu perusahaan dapat mengurangi biaya dengan cara menurunkan tingkat persediaan di tangan. Di pihak lain, konsumen akan merasa tidak puas bila suatu produk stoknya habis. Oleh karena itu, perusahaan harus mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan konsumen.

Semua organisasi mempunyai beberapa jenis ystem perencanaan dan pengendalian persediaan. Dalam hal produk-produk fisik, organisasi harus menentukan apakah akan membeli atau membuat sendiri produk mereka. Setelah hal ini ditetapkan, langkah berikutnya adalah meramalkan permintaan. Kemudian manajer operasi menetapkan persediaan yang diperlukan untuk melayani permintaan tersebut. Pada makalah ini, akan dibahas fungsi, jenis, dan pengelolaan persediaan. Kemudian akan dibicarakan mengenai metode Economic Order Quantity serta Analisis ABC yang digunakan dalam manajemen persediaan.

B.     RUMUSAN MASALAH

a.      Apa Pengertian dari Persediaan?

b.      Apa Saja Fungsi Utama Pengendalian Persediaan?

c.       Bagaimana Masalah dan Komponen Biaya Persediaan?

d.      Apa saja Model-Model Pengendalian Persediaan Beserta Contohnya?

C.    TUJUAN MASALAH

a.      Mengetahui Pengertian dari Persediaan

b.      Mengerti apa saja Fungsi Utama Pengendalian Persediaan

c.       Memahami Masalah dan Komponen Biaya Persediaan

d.      Mengetahui Model-Model Pen

BAB II

PEMBAHASAN

MODEL PENGENDALIAN PERSEDIAAN

(INVENTORY MODEL) 

A.    Pengertian  Persediaan (inventory)

Masalah pengendalian persediaan merupakan masalah yang penting dalam fungsi manajerial. Hal ini disebabkan karena nilai persediaan seringkali merupakan porsi yang besar dalam neraca.

Persediaan dapat diartikan sebagai segala sesuatu atau sumber-sumber daya organisasi yang disimpan dalam rangka mengantisipasi  pemenuhan permintaan

Persediaan  dapat meliputi bahan mentah, barang dalam proses barang jadi atau produk akhir, bahan pembantu atau pelengkap serta komponen lain yang menjadi bagian dari output suatu perusahaan.

Persediaan dapat juga diwujudkan dalam bentuk jenis persediaan yang lain seperti uang, ruangan fisik (bangunan pabrik) peralatan dan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan permintaan. 

B.     Fungsi Utama Pengendalian Persediaan

Fungsi utama pengendalian perusahaan adalah untuk “menyimpan” dalam rangka melayani kebutuhan perusahaan akan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi dan jenis persediaan yang lain dari waktu ke waktu.

Fungsi tersebut akan ditentukan oleh :

            1. Jangka waktu

                Semakin lama jangka waktunya berarti kebutuhan persediaan semakin banyak.

2. Produksi atau jumlah yang dibeli melebihi dari yang dibutuhkan, maka sisanya     akan menjadi persediaan. Dan ini akan berfungsi menurunkan biaya produksi.

3. Bila permintaan bersifat musiman, sementara produksi bersifat konstan maka persediaan akan berfluktuasi.

C.    Masalah dan Komponen Biaya Persediaan

Masalah utama pengendalian persediaan adalah membantu meminimalkan biaya total operasi perusahaan.

Dengan demikian terdapat dua keputusan penting yang harus diambil agar tujuan tersebut dapat tercapai yaitu :

1.      Berapa jumlah persediaan yang dipesan / diadakan setiap kali pemesanan (pemesanan optimal)

2.      Kapan pemesanan harus dilakukan

Sebagai konsekuensi dari masalah tersebut maka ada biaya-biaya yang harus ditanggung perusahaan dalam mengelola persediaan. Komponen biaya pengendalian persediaan dapat terdiri dari :

1.      Biaya pemesanan dan pengadaan (Ordering & procurement cost) yang mencakup biaya pengangkutan, biaya pengumpulan, pemilikan, penempatan dan penyusunan di gudang sampai pada biaya-biaya manajerial yang berhubungan dengan pemesanan sampai penempatan di gudang.

2.      Biaya penyimpanan (Holding cost atau carrying cost ) yang terjadi karena perusahaan menyimpan persediaan. Biaya-biaya ini sebagian besar merupakan biaya penyimpanan secara fisik, disamping pajak, biaya asuransi dan lain-lain.  

3.      Biaya penyiapan (set up cost), terjadi bila barang tidak dipesan tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik di perusahaan.

4.      Biaya kekurangan bahan atau kehabisan barang (shortage cost) yaitu biaya yang terjadi  akibat persediaan tidak mencukupi kebutuhan permintaan. Termasuk dalam biaya ini adalah kehilangan pelanggan, penjualan, biaya pemesanan khusus dan lain-lain.

5.      Biaya pembelian (purchasing cost), yaitu biaya untuk membeli persediaan

D.    Model-model Pengendalian Persediaan

1.      EOQ MODEL

EOQ model merupakan model yang paling sederhana. Metode ini dapat digunakan baik untuk persediaan barang-barang yang dibeli maupun yang diproduksi sendiri.

EOQ model digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang optimal, yang meminimalkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya pemesanan persediaan.

Grafik :

     

Asumsi-asumsi yang digunakan pada model EOQ adalah :

1.                       Permintaan barang diketahui dan bersifat konstan

2.                       Harga per unit barang adalah konstan

3.                       Barang yang dipesan dan disimpan hanya satu macam

4.                       Biaya penyimpanan dan pemesanan konstan

5.                       Lead time (jangka waktu pemesanan dengan barang diterima) adalah  konstan

6.                       Tidak ada back order

Penurunan Rumus :     

Notasi-notasi yang digunakan :

  - D       =  Penggunaan atau permintaan per periode (tahun)

  - S        =  Biaya pemesanan per sekali pesan

  - H       =  Biaya penyimpanan per unit per tahun

  - Q       = Jumlah barang yang dipesan

Rumus-rumus pada EOQ Model :

1. Jumlah pemesanan optimal            :   Q^*    =  Ö  ( 2 D S / H )

2. Total Biaya persediaan       :    TC  =   (  D / Q )  S   +   ( Q  / 2  )  H

Derivasi Rumus :

Jumlah pemesanan optimal adalah jumlah pemesanan yang meminimumkan biaya total persediaan. Termasuk dalam biaya total persediaan meliputi total biaya pemesanan (ordering cost) dan total biaya penyimpanan (holding cost). Jumlah pemesanan yang optimal dapat diperoleh melalui :

1.                       Menyamakan total ordering cost dengan total holding cost

2.                       Melakukan turunan pertama dari fungsi total cost terhadap persediaan (Q)

Secara matematis dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Total biaya pesan = Total biaya simpan

                             

2.      Total Biaya persediaan   :    TC  =   (  D / Q )  S   +   ( Q  / 2  )  H

Minimum TC harus memenuhi syarat :

  Δ TC / Δ Q  =  (- S D) / Q²  + H / 2 = 0

                             (S D) / Q²  =  H / 2

                              Q²  H       =  2 S D

                                    Q²      =  (2 S D) / H

   Q  =  √ {(2 S D) /H}

Contoh soal :

1.      Sebuah toko ban berencana untuk menjual 9600 buah ban radial untuk tahun depan, dan diperkirakan akan sama setiap tahunnya. Adapun biaya penyimpanan untuk sebuah ban adalah $ 16 per tahun. Sedangkan biaya memesan dari pabrik sampai di toko dibutuhkan biaya sebesar $ 75 setiap kali pesan. Toko tersebut buka selama 288 hari dalam setahun. Pertanyaan :

a.       Berapa jumlah ban yang harus dipesan agar diperoleh biaya pemesanan optimal?

b.      Berapa kali jumlah pemesanan dalam satu tahun?

c.       Berapa biaya total yang harus dikeluarkan untuk mengadakan persediaan tersebut?

d.      Gambarkan siklus pemesanannya!

      Jawab :

a.       Sebuah toko komputer  memerlukan 3600 monitor untuk memenuhi permintaan setiap tahunnya. Adapun biaya yang diperlukan untuk mendatangkan barang adalah $ 65, sedangkan biaya penyimpanan termasuk sewa gudang adalah $ 13. Berdasarkan keterangan tersebut maka :

b.      Tentukan berapa jumlah pemesanan monitor setiap kali pesan dan berapa kali pemesanan dilakukan dalam satu tahun!

c.       Tentukan berapa biaya total untuk melakukan pemesanan tersebut!

d.      Apabila jangka waktu pemesanan dengan barang tiba di tempat (lead time) membutuhkan waktu selama 5 hari, sedangkan perusahaan memiliki 240 haru kerja selama satu tahun tentukan kapan sebaiknya melakukan pemesanan kembali (reorder point)

e.       Gambarkan siklus pemesanannya.

2.      EOQ Model dengan Quantity Discount

                                    Dalam situasi ini supplier memberikan pengurangan harga kepada langganan dengan kuantitas yang berbeda-beda , dan holding cost dinyatakan dalam persentase dari harga. Misalnya biaya simpan sebesar 20 % dari harga jual. Dalam kasus ada potongan harga maka prosedur menemukan pemesanan optimal adalah sebagai berikut :

1.      Hitung EOQ pada harga terendah. Bila EOQ layak (mungkin)  pada harga itu, maka ini merupakan jumlah pemesanan yang optimal, sehingga perhitungan lebih lanjut tidak diperlukan.

2.      Bila EOQ tidak layak pada harga itu, maka langkah selanjutnya adalah hitung biaya total pada kuantitas terendah yang layak pada harga itu.

3.      Kemudian hitung EOQ pada harga terendah berikutnya (kedua). Bila EOQ layak, maka hitung biaya total pada harga yang layak tersebut. Kuantitas pemesanan optimal adalah salah satu dari kuantitas yang telah dihitung yang mempunyai biaya total terendah.

4.      Bila langkah kedua dan EOQ pada langkah kedua masih tidak layak, maka ulangi langkah kedua dan ketiga sampai EOQ yang layak ditemukan dan perhitungan selanjutnya tidak dimungkinkan lagi. 

Pada model EOQ dengan quantity discount maka total biaya persediaan meliputi :

-                      Total biaya pemesanan (total ordering cost)

-                      Total biaya penyimpanan (total holding cost)

-                      Total biaya pembelian (total purchasing cost)

Sehingga  :    TC = (  D / Q )  S   +   ( Q  / 2  )  H  +  P D , dimana

                        P  = harga barang per unit

                        D = jumlah pembelian (permintaan) barang yang dibutuhkan per tahun

Contoh soal :

1.      Bagian pemeliharaan sebuah gedung menggunakan sebanyak 816 botol cairan pembersih lantai setiap tahunnya. Untuk pemesanan barang diperlukan biaya sebesar $ 12 per sekali pesan, sementara biaya peyimpanan sebesar $ 4 per botol per tahun. Harga cairan pemberih per botol bervariasi sebagai berikut :

Jumlah pembelian	Harga per botol
1   –  49 botol	$ 20
50 – 79 botol	$ 18
80 – 99 botol	$ 17
100 botol - lebih	$ 16

Pertanyaan :

a.       Tentukan berapa jumlah pembersih lantai tersebut harus dipesan setiap kali pemesanan.

b.      Berapa total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk mengelola persediaan selama satu tahun.

2.      Sebuah perusahaan membutuhkan komponen sejumlah 100.000 unit per tahun. Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pemesanan sebesar Rp 35 per sekali pesan. Biaya penyimpanan diketahui sebesar 20 % dari harga jual yang bervariasi sebagai berikut :

Jumlah pesanan (unit)	Harga per unit (Rp)
Kurang dari 2000	2,20
2000 – 3999	2,00
4000 – 7999	1,80
Lebih dari 7999	1,70

Pertanyaan :

a.       Tentukan jumlah pesanan yang optimal

b.      Tentukan berapa pemesanan dilakukan dalam satu tahun

c.       Tentukan berapa total biaya persediaan dalam satu tahun.

3. EOQ Model dengan Backorder

            Model ini digunakan bila barang-barang yang dipasok terlambat datang ketika ada pesanan., sehingga ada biaya “backorder”.  Asumsi=asumsi yang digunakan :

1.      Permintaan diketahui dan bersifat konstan

2.      Pelanggan mau menerima pesanan yang menyusul (backorder)

3.      Ada waktu (t1) dimana ada surplus persediaan (I)

4.      Ada waktu (t2) dimana ada kekurangan persediaan ( Q – I )

5.      Setiap siklus memerlukan waktu yang sama (tc)

6.      Biaya backorder per unit per tahun konstan ( B , Rp / unit / tahun)

7.      Backorder dan persediaan dipenuhi secara bersamaan.

Maka Rumus-rumus untuk Q optimal adalah :

1.   Pemesanan Optimal      :    Q*   =   Ö  (  2  D S / H )  .   Ö  { (  H + B  ) /  B }

2.   Surplus Persediaan tahunan :  I    =   Ö  (  2  D S / H )  .    Ö  {  B   /  ( H + B) }

3.   Biaya Total :   TC  =    H. (I² / 2 Q )  +   S . ( D  /  Q )  +  { B . ( Q – I)² / 2 Q }

Dimana :

           

a.         H. (I² / 2 Q )                     =  Total holding cost

b.         S . ( D  /  Q )                    =  Total  ordering cost

c.         { B . ( Q – I)² / 2 Q }       =  Total Shortage Cost

-  B  =  biaya backorder   ;  Q – I  =  Jumlah yang dipesan kembali

Dengan meminimalkan  TC terhadap Q dan I ( dTC / dQ dan dTC / dI) maka akan diperoleh jumlah pemesanan optimal ( Q*) dan surplus persediaan tahunan (I).

4. Production Order Quantity (POQ) Model

                                    Model ini digunakan apabila perusahaan tidak melakukan pemesanan barang, tetapi memproduksi sendiri baik sebagian atau seluruh komponen barang. Selama proses produksi tersebut maka persediaan akan terus bertambah.  Karena produsen tidak melakukan pemesan maka dalam model ini tidak ada  biaya pemesanan (ordering cost), tetapi yang ada adalah biaya penyiapan yang meliputi seluruh biaya untuk memproduksi barang tersebut (set up cost).

            Adapun asumsi-asumsi yang digunakan pada POQ model adalah :

1.      Hanya ada satu jenis barang

2.      Permintaan selama setahun diketahui dan konstan

3.      Persediaan secara terus-menerus mengalir atau dibuat dalam suatu proses waktu tertentu setelah dipesan

4.      Unit persediaan diproduksi dan dijual secara bersamaan

5.      Tingkat produksi tetap

6.      Tidak ada potongan harga

Notasi-notasi yang digunakan :

1.  I max   = persediaan maksimum

2.  I average  = persediaan rata-rata

3.  H         = biaya penyimpanan

4.  D         = jumlah permintaan tahunan

5.  Q         = jumlah persediaan optimum (yang diproduksi atau dipesan)

6.  S          = biaya penyiapan atau biaya produksi

7.  p          = Tingkat (jumlah) produksi harian

8.  d          = Tingkat (jumlah) kebutuhan/permintaan harian

9.  t           = lama produksi dalam harian

Pernghitungan biaya pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut :

1. Biaya penyimpanan per tahun (Total holding cost) =

            ( Persediaan rata-rata )  x  Biaya simpan per unit per tahun   =   ( Q / 2 ) x  H

@ Tingkat persediaan rata-rata   = 

Tingkat persediaan maksimum / 2  =  ( I max ) / 2

@ Tingkat persediaan maksimum  :

I max  =  (total produksi selama berjalannya operasi ) –

(Total produksi yang terpakai)

I max  =  p t  -  d t  ; dimana  p t  =  Q  = total produksi  ,

    maka   t  =  Q / p

            Sehingga ,  I max             =   t p  -  t d  atau  I max = t (p - d) ;

                        I max        =   ( Q / p) .  ( p – d )

                

                        I max        =   ( Q p / p )  -  ( Q d / p )

                         I max      =  Q  ( 1 – d/p )

             Dengan persediaan maksimum tersebut maka perediaan rata-rata ( I average) :

                        I average         =  ( I max )  / 2  atau :

                        I average         =   ( Q / 2 )  ( 1 – d/p) 

Dari perhitungan di atas maka total biaya penyimpanan per tahun  :

               ( I max ) / 2  .  H  =  Q/2  .  ( 1 -  d/p) . H  =  1/2 . H . Q. ( 1 – d/p )

2.  Total biaya penyiapan ( set up cost)  =  Frekuensi produksi x biaya per sekali produksi

                                                        =   (D / Q)  .  S

3.  Total biaya pengendalian persediaan

TC =  total biaya penyiapan + total biaya penyimpanan

TC =   (D / Q)  .  S    +  1/2 . H . Q. ( 1 – d/p )

Pemesanan yang ekonomis diperoleh melalui :

1.        Dengan menyamakan total biaya penyiapan = total biaya penyimpanan

       Total biaya penyiapan      =          Total biaya penyimpanan

(D / Q)  .  S                         =          1/2 . H . Q. ( 1 – d/p )

 

D S                              =          1/2 . H . Q². ( 1 – d/p )

Q²                                =          ( 2 D S )  / { H . ( 1 – d/p ) }

Q optimal                   =  Ö  {( 2 D S )  /  [H . ( 1 – d/p )] }

2.        Dengan menyamakan nol terhadap  derivasi (turunan) pertama fungsi total cost terhadap Q atau dTC / dQ  = 0,  Sehingga         diperoleh :

Q optimal   =  Ö  {( 2 D S )  /  [H . ( 1 – d/p )] }

Contoh :

Sebuah perusahaan yang memproduksi kalkulator elektronik akan memperbaiki pengawasan terhadap persediaan plastik yang akan digunakan semua model kalkulator. Perusahaan memproduksi 500 kalkulator per hari selama 250 hari kerja setahun.  Bahan baku  untuk membuat kalkulator dicetak di departemen pencetak plaastik. Departemen itu  mempunyai tingkat produksi sebanyak 1000 unit per hari. Biaya penyimpanan  bahan baku plastik per unit per tahun sebesar Rp 500,-, sedangkan biaya penyiapan mesin sebesar Rp 80.000,-.

Pertanyaan :

a.    Tentukan berapa besarnya jumlah produksi optimal (Economic order quantity)

b.    Tentukan biaya pengelolaan persediaan per tahun

c.    Tentukan lamanya produksi berjalan (tp)

d.   Tentukan  berapa tingkat persediaan maksimum

e.    Bandingkan hasilnya model EOQ dasar.

BAB III

 PENUTUP

1.      Persediaan adalah segala sesuatu/sumber-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan  dari sekumpulan produk phisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi

2.      Jenis – jenis Persediaan

a.    Persediaan Bahan Baku (Raw Material Stock)

b.    Persediaan Bagian Produk (Purchased Parts)

c.    Persediaan Bahan-Bahan Pembantu (Supplies Stock)

d.   Persediaan Barang Setengah Jadi (Work in Process)

e.    bahan Persediaan Barang Jadi (Finished Good)

3.      Fungsi Persediaan antara lain:

a.       Sebagai penyangga proses produksi sehingga proses operasi dapat berjalan terus

b.      Menetapkan banyaknya barang yang harus disimpan sebagai sumber daya agar tetap ada

c.       Sebagai pengganggu inflasi

d.      Menghindari kekurangan/kelebihan

4.      Metode – metode dalam Manajemen Persediaan

a.       Metoda EOQ ( Economic Order Quantity )

b.      Metoda Sistim Pemeriksaan Terus Menerus

c.       Metoda Sistim Pemeriksaan Periodik

d.      Metode

e.       Metode  ABC

5.      Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan  biaya langsung penyimpanann persediaan dan biaya kebalikannya ( inverse cost ) pemesanan persediaan.

6.      Analisis ABC membagi persediaan yang ada ke dalam tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Kelas A merupakan barang – barang dalam jumlah unit berkisar 15 sampai 20%, kelas B merupakan barang – barang dengan jumlah fisik 30 sampai 40% dan kelas C merupakan barang – barang dengan jumlah fisik 40 sampai 60%.